Digitalisation
La digitalisation ou “transformation numérique” est aujourd’hui incontournable pour les organisations (entreprises, collectivités…). Cela implique pour certaines organisations, une refonte profonde de leur fonctionnement. Cela implique aussi une grande prudence dans le choix des solutions afin de ne pas exposer l’entreprise aux attaques.
La digitalisation concerne les documents, les processus et les services métiers.
La dématérialisation documentaire implique une attention particulière sur les notions d’intégrité et d’authenticité. La norme NF Z42-026 ou “Copie Fiable” détermine le caractère présumé fiable et la vocation probatoire d’une copie numérique.
Pour qu’un document dématérialisé ait la même valeur juridique que son original papier, son intégrité, sa qualité de conservation et sa sécurisation doivent être assurées.
La signature et l’horodatage électronique avec des solutions qualifiées permettent de garantir l’intégrité et l’authenticité d’un document.
Depuis le 1er janvier 2017 – loi El Khomri -, l’employeur peut recourir au bulletin de paie dématérialisé (sauf opposition du salarié). Le bulletin de paie doit être déposé dans un espace nominatif et sécurisé pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié (amélioration des démarches administratives pour le salarié).
L’employeur peut dématérialiser l’intégralité du processus de gestion si l’origine, l’intégrité et la valeur probante du bulletin sont garantis.